软件项目的成本和风险主要由范围决定。“做一个和某某平台一样的系统”通常无法直接形成可靠报价，需要先把实际业务目标和最小可交付范围说清楚。
谁会使用
列出管理员、普通员工、客户或合作方等角色，并说明每类角色需要查看和操作什么。角色和权限越不清楚，后期返工风险越高。
现在怎么做
用文字、表格或流程图说明当前业务从开始到结束的步骤，标出最费时间、容易出错或重复录入的环节。
第一版必须解决什么
把功能分成“必须有、希望有、以后再做”。第一版优先验证核心流程，不把所有设想一次塞进项目。
涉及哪些数据和系统
说明现有 Excel、数据库、网站、微信或第三方系统，以及是否需要导入旧数据或对接接口。接口能否使用需要单独核验，不能只凭设想承诺。
如何验收
为关键功能写出可以检查的结果，例如谁在什么条件下完成什么操作，系统应保存或显示什么。验收标准应在开发前确认。
还要说明部署和维护
确认系统在哪里运行、谁管理账号、数据如何备份、后续需求如何处理。涉及较大付款和长期交付的项目，应通过正式合同和里程碑管理。
向正佳电脑提交软件开发需求时，可以先提供公司名称、业务目标、主要用户、当前流程和第一版必须功能。完成需求澄清后，再评估方案、周期和报价。